La Legge di Bilancio ha introdotto a decorrere dal periodo di imposta 2025 nuove misure riguardanti la tracciabilità delle spese di trasferta e rappresentanza riguardanti i rimborsi ai dipendenti. L’intento è quello di porre argine all’evasione fiscale.
In sintesi, a partire dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024 (2025 per i soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare), per la relativa deduzione – sia ai fini IRES che ai fini IRAP – devono essere sostenute con metodi tracciabili (i.e. bonifici, carte di debito, di credito e prepagate, assegni, ecc.):
- le spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi/NCC nonché i rimborsi analitici delle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi (art. 95, comma 3-bis, TUIR);
- le spese di rappresentanza, inclusi gli omaggi (art. 108, comma 2, TUIR).
Restano ovviamente fermi i limiti quantitativi previsti, dall’ordinamento tributario, per le citate tipologie di spese.
Allo stesso modo, in capo al percipiente, i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi/NCC non concorrono a formare reddito a condizione che le relative spese siano state sostenute con i citati metodi tracciabili (restano comunque fermi gli oneri documentali per la detassazione degli importi erogati).
Ciò detto, nel caso in cui le citate spese siano sostenute in contanti (o manchi l’evidenza del pagamento effettuato con metodi tracciabili):
– in capo alla società, le stesse non possono essere dedotte ai fini IRES ed IRAP e, pertanto, devono essere tracciate ai fini del calcolo delle imposte.
– l’importo rimborsato al dipendente/collaboratore/professionista per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi/NCC, deve essere assoggettato a ritenute fiscali e previdenziali (il lavoratore, pertanto, riceverà un importo inferiore a quanto da questi anticipato).
Si rileva, peraltro, che – in merito agli obblighi in esame – non sono state previste esclusioni o deroghe (es. Paesi esteri) così come l’applicazione di un “periodo transitorio” o di tolleranza e, pertanto, le nuove norme sono pienamente operative dal 1° gennaio 2025.
Tenuto conto di quanto sopra, è consigliabile di provvedere tempestivamente alla modifica della travel policy e di sensibilizzare i lavoratori al fine di assicurare:
- il sostenimento delle citate spese con metodi tracciabili ( carta di credito ; bancomat o bonifico bancario ).
- la raccolta e conservazione di adeguata documentazione di supporto per almeno cinque anni ;
- chiarezza nella rendicontazione attraverso l’indicazione dettagliata.
